Personen zur Organisation hinzufügen
Sobald Sie eine Team-Organisation erstellt haben, ist der nächste Schritt, Ihre Kolleginnen und Kollegen einzubinden. The Taurus verwendet ein E-Mail-basiertes Einladungssystem, das unabhängig davon funktioniert, ob die eingeladene Person bereits ein Konto hat oder nicht.
Nur Inhaber können neue Mitglieder einladen. Wenn Sie Bearbeiter oder Betrachter sind und jemanden zur Organisation hinzufügen möchten, bitten Sie einen Inhaber, die Einladung zu senden.
So senden Sie eine Einladung
- Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der richtigen Organisation befinden. Nutzen Sie dazu den Organisationswechsler oben links.
- Navigieren Sie zur Mitglieder-Seite im Organisationsmenü.
- Klicken Sie auf Mitglied einladen.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie einladen möchten.
- Wählen Sie eine Rolle für das neue Mitglied: Inhaber, Bearbeiter oder Betrachter. Wenn Sie unsicher sind, welche Rolle die richtige ist, lesen Sie den Artikel zu Team-Rollen.
- Bestätigen Sie die Einladung.
Die Plattform sendet eine Einladungs-E-Mail an die angegebene Adresse. Was als Nächstes passiert, hängt davon ab, ob die Person bereits ein Taurus-Konto hat.
Wenn die Person bereits ein Konto hat
Wenn die E-Mail-Adresse mit einem bestehenden Taurus-Konto übereinstimmt, sieht die Person die Organisation sofort in ihrem Organisationswechsler. Sie kann die Einladung annehmen und sofort in der Organisation arbeiten. Eine zusätzliche Registrierung ist nicht erforderlich.
Wenn die Person noch kein Konto hat
Wenn die E-Mail-Adresse mit keinem bestehenden Konto übereinstimmt, bleibt die Einladung im Status Ausstehend. Die Person erhält eine E-Mail mit der Einladung, sich bei The Taurus zu registrieren.
Wenn sie sich mit dieser E-Mail-Adresse registriert, verknüpft die Plattform die ausstehende Einladung automatisch mit dem neuen Konto. Die Organisation erscheint im Organisationswechsler, sobald die Registrierung abgeschlossen ist. Es gibt keinen separaten Schritt zur Annahme der Einladung — die Verknüpfung erfolgt automatisch anhand der E-Mail-Adresse.
Das bedeutet, dass Sie Ihr gesamtes Team einladen können, bevor jemand ein Konto erstellt hat. Senden Sie die Einladungen jetzt, und jede Person wird in dem Moment mit der Organisation verbunden, in dem sie sich registriert.
Ausstehende Einladungen verwalten
Ausstehende Einladungen erscheinen in der Mitgliederliste neben aktiven Mitgliedern, deutlich mit dem Status Ausstehend gekennzeichnet. Als Inhaber können Sie:
- Eine Einladung erneut senden, wenn die ursprüngliche E-Mail übersehen wurde oder im Spam gelandet ist. Dabei wird eine neue Einladungs-E-Mail an dieselbe Adresse gesendet.
- Eine Einladung abbrechen, wenn Sie sie an die falsche Adresse gesendet haben oder die Person keinen Zugang mehr benötigt. Das Abbrechen entfernt die ausstehende Einladung vollständig.
Ausstehende Einladungen laufen nicht automatisch ab. Sie bleiben aktiv, bis die Person sich registriert oder bis ein Inhaber sie abbricht.
Rolle nach dem Beitritt ändern
Wenn Sie die Berechtigungen einer Person nach ihrem Beitritt anpassen müssen, gehen Sie zur Mitglieder-Seite, suchen Sie die Person und ändern Sie ihre Rolle über das Dropdown-Menü. Die Änderung wird sofort wirksam. Nur Inhaber können Rollen ändern.
Ein Mitglied entfernen
Um jemanden aus der Organisation zu entfernen, gehen Sie zur Mitglieder-Seite und wählen Sie Entfernen neben dem Namen. Die Person verliert sofort den Zugang zur Organisation. Ihre persönliche Organisation und andere Organisationen, denen sie angehört, sind davon nicht betroffen.
Wenn die entfernte Person Hinweise innerhalb der Organisation erstellt hat, bleiben diese in der Organisation erhalten. Hinweise gehören der Organisation, nicht einzelnen Mitgliedern.
Kapitelbasierter Zugriff
Im Enterprise-Plan können Sie den Zugriff eines Mitglieds auf bestimmte Kapitel innerhalb der Organisation beschränken. Das ist nützlich für große Organisationen, in denen verschiedene Teams an unterschiedlichen Regionen oder Kampagnen arbeiten und nur ihre eigenen Hinweise sehen sollen.
Wenn kapitelbasierter Zugriff aktiviert ist, kann das Mitglied nur Hinweise, Kampagnen und Daten innerhalb der zugewiesenen Kapitel einsehen und bearbeiten. Organisationsweite Daten bleiben für Inhaber unabhängig von Kapitelzuweisungen sichtbar.
Empfehlungen
- Beginnen Sie mit wenigen Inhabern. Ein oder zwei Inhaber pro Organisation genügen in der Regel. Zu viele Inhaber verwässern die Verantwortlichkeit für administrative Entscheidungen.
- Nutzen Sie Betrachter für externe Prüfer. Wenn Ihr Rechtsberater oder ein Prüfer Hinweise einsehen muss, bietet der Betrachter-Zugang alles Nötige, ohne das Risiko versehentlicher Änderungen.
- Laden Sie frühzeitig ein. Da ausstehende Einladungen bei der Registrierung automatisch verknüpft werden, können Sie Ihre gesamte Teamstruktur aufbauen, bevor alle ihre Konten erstellt haben.